Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů na

akcích Game Devs Ostrava, z.s.

V těchto pravidlech zpracování osobních údajů objasňujeme, co děláme pro to, abychom zajistili důvěrnost a bezpečnost Vašich osobních údajů, které nám poskytujete v rámci Vaší účasti na našich akcích, v našich podcastech, návštěvou našeho webu a sociálních sítí nebo během naší společné komunikace. Cílem tohoto dokumentu je poskytnout Vám informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jaký k tomu máme důvod, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme, a jaké je jejich zabezpečení.

Správce osobních údajů

Game Devs Ostrava, z.s., IČO: 22599037 se sídlem Kosmonautů 2135/23, Zábřeh, 700 30 Ostrava, zapsaná ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě oddíl L vložka 21846 (dále také jen „GDO“, „my”, „nám“, „naše“ nebo „nás“) je správcem Vašich osobních údajů. Oficiální webové stránky: https://www.gamedevsostrava.cz a https://gameova.cz/, oficiální e-mail: gamedevsostrava@gmail.com. Být správcem znamená, že dodržujeme zásady zpracování osobních údajů a nakládáme s Vašimi osobními údaji výhradně v souladu s platnou legislativou, rozhodujeme o účelu a prostředcích zpracování Vašich osobních údajů a zajišťujeme důsledné zabezpečení Vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje chráníme nejmodernějšími technologiemi.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Registrací a účastí na námi pořádaných vzdělávacích a volnočasových akcích (dále jen „Aktivity“), jakož i souvisejícím jednáním nám poskytujete Vaše osobní údaje, které zpracováváme v souladu s obecně platnými předpisy za účely uvedenými v těchto pravidlech o zpracování osobních údajů.

Zpracováváme osobní údaje, které uvádíte zejména v rámci přihlášení na Aktivity, v prezenční listině či jiným způsobem v souvislosti s Aktivitou. Níže vyjmenováváme některé z nich, nicméně to neznamená, že bychom zpracovávali vždy všechny níže uvedené osobní údaje:

• jméno, příjmení
• e-mailový kontakt
• telefonní kontakt
• fakturační adresa
• cookies pro měření návštěvnosti oficiálního webu GDO a vyhodnocování reklamy V souladu se zásadou minimalizace GDO zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro daný účel.

Google Kalendář. Při přihlášení účtem Google nás požádáte o přístup k událostem ve vašich kalendářích (rozsah calendar.events.owned). Používáme ho výhradně k tomu, abychom do vašeho hlavního kalendáře zapsali akce, na které si rezervujete místo, aktualizovali je při změně termínu či místa a smazali je při zrušení rezervace nebo akce. Žádné jiné události nečteme, neukládáme ani nesdílíme. Přístup můžete kdykoli odvolat v nastavení účtu Google (myaccount.google.com/permissions); odvoláním se nic jiného v Platformě nemění.

Použití informací získaných z Google API se řídí zásadami Google API Services User Data Policy včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

Zdůvodnění rozsahu

Game Devs Platforma je komunitní platforma pro vývojáře her z Česka a Slovenska. Členové si v ní rezervují místa na komunitních akcích (meetupy, workshopy, game jamy). Rozsah calendar.events.owned žádáme proto, aby se jako poslední krok rezervace akce zapsala do vlastního Google Kalendáře člena, při změně termínu nebo místa pořadatelem se aktualizovala a při zrušení rezervace nebo akce se z kalendáře odstranila. Vytváříme, upravujeme a mažeme pouze události označené naší soukromou rozšířenou vlastností (gdevent); jiná data z kalendáře nikdy nečteme, nezobrazujeme ani neukládáme. Užší rozsah pro zápis do hlavního kalendáře uživatele neexistuje.

Jaký je právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů?

Zpracování Vašich osobních údajů GDO, jako správce Vašich osobních údajů, provádí pouze pokud:

• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy,
• zpracování je nezbytné ke splnění zákonných povinností,
• zpracování informací je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, jakož i z nezbytnosti pro účely oprávněných zájmů GDO či třetí strany, které mohou být osobní údaje předány,
• ke zpracování svých osobních údajů jste nám udělili souhlas.

Pro jaké účely Vaše údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem řádné registrace a ověření účasti na Aktivitě, poskytování souvisejících informací a instrukcí, evidence účastníků dané Aktivity a provedení dalších činností za účelem řádné a včasné organizace a realizace Aktivity jako například možnost Vás kontaktovat v případě Vašeho dotazu či náhlé změny týkající se Aktivity.

Dalším účelem zpracování osobních údajů je jejich uložení do databáze možných zájemců o služby poskytované ze strany GDO. Může se totiž stát, že budeme opětovně pořádat obdobnou Aktivitu či nabízet jiné aktivity a služby, o kterých máme za to, že s ohledem na Vaši činnost či vyjádřený zájem by pro Vás mohly být vhodné či jinak zajímavé. GDO pak na základě oprávněného zájmu může využít Vaše osobní údaje pro účely oslovení a zasílání obchodních sděleních v souvislosti s nabídkou vlastních obdobných služeb, zejména pořádaných přednášek, konferencí, soutěží, vzdělávacích akcí či jiných Aktivit a služeb poskytovaných ze strany GDO. Pokud si nepřejete obchodní sdělení dostávat, můžete se kdykoliv odhlásit pomocí odkazu, který bude na konci každého emailu, který od nás dostanete. Proti této formě zpracování můžete kdykoliv podat námitku, a to buď prostřednictvím zmíněného odkazu, nebo nám klidně napište zprávu, že si další kontaktování nepřejete. Účelem zpracování jsou rovněž marketingové činnosti, které nespadají pod obchodní sdělení.

Jestliže využijete možnosti stát se členy prostřednictvím networkingové aplikace https://www.skool.com/game-devs-ostrava, uložíme si Vámi poskytnuté osobní údaje, abychom Vám mohli poskytnout členské výhody. Díky uvedené networkingové aplikaci budete mít současně možnost propojení s ostatními členy komunity. Tedy Vaše osobní údaje budou zpřístupněny rovněž v rámci této networkingové aplikace.

Pokud k tomu udělíte souhlas, je GDO dále oprávněno užívat Vaše osobní údaje v souvislosti s generováním prezenčních a jiných účastnických listin pro sponzory a partnery Aktivit. Vaše osobní údaje můžeme předat ke zpracování těmto třetím osobám pouze pokud k tomu vyjádříte svůj souhlas. Udělením souhlasu bude zajištěno, aby se k Vám dostaly případné služby či jiné nabídky, které můžete v budoucnu ocenit a projevit o ně zájem. Souhlas lze kdykoliv v budoucnu odvolat. V případě že nám poskytnete svůj souhlas, můžeme Vaše osobní údaje rovněž zpřístupnit ostatním účastníkům daných Aktivit.

Od koho Vaše osobní informace získáváme?

Vaše osobní údaje získáváme zejména přímo od Vás prostřednictvím Vámi vyplněných registračních či objednávkových formulářů, prezenční listiny, jakož i jiných sdělení, které nám v souvislosti s Aktivitami zasíláte. Osobní údaje získáváme také od jiné třetí strany, zejména od osob, které zařídily Vaši účast na Aktivitách. Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme? Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Zpravidla Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu 3 let od skončení předmětné Aktivity, které jste se účastnili. To však neplatí, pokud z právních předpisů, zejména pak předpisů týkajících se účetnictví vyplývá jiná délka požadované doby pro zpracování osobních údajů. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány nebo uplyne uvedená doba, osobní údaje zlikvidujeme, a to tak, že Vámi poskytnuté osobní údaje smažeme ze všech našich databází. Uvedené však neplatí, pokud nám vyjádříte se zpracováním Vašich osobních údajů souhlas, neboť na základě něj budeme oprávnění tyto osobní údaje shromažďovat po delší dobu, a to zpravidla až do odvolání Vámi uděleného souhlasu.

Komu předáváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje slouží zejména pro potřeby GDO, když k těmto údajům mají přístup rovněž naši pověření zaměstnanci či jiné spolupracující osoby, jež se podílejí na činnosti a chodu GDO či na organizaci Aktivit. Pro zajištění konkrétních zpracovatelských operací, které nedokážeme zajistit vlastními silami, využíváme služeb jiných zpracovatelů, kteří soulad s GDPR zajišťují rovněž. Vaše osobní údaje můžeme také předávat dalším účastníkům aktivit a partnerům aktivit, pokud k tomu udělíte souhlas.

Na základě žádosti Vám GDO poskytne aktuální seznam osob, kterým byly Vaše osobní údaje předány ke zpracování za účelem splnění smlouvy. Vaše osobní údaje nebudou v žádném případě předávány mimo území Evropské unie.

Fotodokumentace a pořizování audiovizuálních záznamů z pořádaný Aktivit Nad rámec výše uvedeného Vás chceme seznámit se skutečností, že pořizujeme v přiměřeném rozsahu fotodokumentaci a audiovizuální záznamy z Aktivit, a to za účelem následného zveřejnění vybraných fotografií či vytvořených videí na webových stránkách a profilech na sociálních sítích, které patří nám, nebo médiím, partnerům či sponzorům Aktivit pro prezentační a propagační účely. Takovýmto způsobem mohou být zachyceni rovněž návštěvníci Aktivit, když primárním účelem je na základě našeho oprávněného zájmu zachytit celkovou atmosféru každé Aktivity a informovat veřejnost o jejím průběhu.

Na pořizování fotodokumentace a audiovizuálních záznamů budete rovněž ještě předem upozorněni formou piktogramu fotoaparátu či sdělením před vstupem na Aktivitu. V případě jakýchkoli pochybností, či dotazů k pořizování fotodokumentace máte možnost obrátit se rovněž na pana Petra Slaného, tel. č. +420 724 338 724, e-mail: gamedevsostrava@gmail.com.

Jaká jsou Vaše práva?

Máte právo požadovat informace a přístup ke svým osobním údajům. Rovněž máte právo nás požádat, abychom opravili či vymazali Vaše osobní údaje nebo omezili jejich zpracování. Můžete také vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů nebo požádat o přenositelnost údajů. Upozorňujeme však, že nemusíme být vždy povinni vyhovět Vašemu požadavku na výmaz, omezení, námitku nebo přenositelnost údajů. Případ od případu budou prováděna posouzení našich právních povinností a výjimek z těchto práv. Máte právo se obrátit také se svou žádostí, stížností či jiným podnětem přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. č. pevná linka: +420 234 665 111 (Ústředna), e-mail oficiální: posta@uoou.cz.

Kontaktní údaje na zástupce správce

Máte-li dotazy ohledně zpracování svých osobních údajů, obraťte se prosím na pověřeného zástupce Game Devs Ostrava, z.s. pro ochranu osobních údajů, pana Petra Slaného, tel. č. +420 724 338 724, e-mail: gamedevsostrava@gmail.com.

Měření návštěvnosti a zájmu. Abychom věděli, co členy v Platformě zajímá a co zlepšit, zaznamenáváme u přihlášených uživatelů, které stránky a nabídky otevřeli a jaké kroky v nich udělali (například rezervaci místa nebo přihlášku). Údaje slouží jen Game Devs ke statistikám a zlepšování Platformy, nepředáváme je třetím stranám.